Fさんからの指示に基づいて，回答者がメールに添付されたアンケート文書を使って回答する手順として，適切なものはどれか。

ウ添付ファイルを開き，アンケートへの回答を記述して，PCに保存する。“メールの返信”を選択して，作成されたメールに保存したファイルを添付し，メールの送信を行う。

平成25年度春期 ITパスポート試験公開問題問87 解説メールでの回答手順

この問題は、メールに添付された文書（アンケート）に回答する際の、最も適切で一般的な手順を問うものです。ポイントは、添付された文書を直接編集して回答し、それを元のメールに「返信」する形で送り返すという一連の流れを理解しているかです。

最も適切な手順とは

正解である選択肢ウの手順を分解してみましょう。

添付ファイルを開き、アンケートへの回答を記述して、PCに保存する。 アンケート文書は、回答者が直接情報を入力することを想定して作られています。そのため、まずファイルを開き、必要な情報を入力・編集します。編集が終わったら、その内容を失わないように上書き保存するか、または別の名前で保存します。これにより、回答済みのアンケート文書が作成されます。
“メールの返信”を選択して、作成されたメールに保存したファイルを添付し、メールの送信を行う。 アンケートは「Fさんからの指示」で送られてきたものですから、そのFさん宛に回答を返送するのが自然です。この際、「返信」機能を使うことで、元のメールの件名に「Re:」などが自動で付加され、メールのやり取りの文脈が維持されます。これにより、Fさんは送られてきたアンケートに対する回答であるとすぐに認識できます。そして、手順1で保存した「回答済みのアンケート文書ファイル」を返信メールに添付して送信します。

この流れは、ビジネスシーンにおいてメールでファイルをやり取りする際の、ごく一般的かつ効率的な方法です。

なぜ他の選択肢は適切ではないのか

選択肢アの問題点：本文に結果を記述する必要性

「添付ファイルをPCに保存する。“メールの返信”を選択して，作成されたメールの本文にアンケートの結果を記述し，保存したファイルを添付してメールの送信を行う。」

この選択肢では、回答済みのファイルを添付するだけでなく、「メールの本文にアンケートの結果を記述し」という手順が含まれています。もしアンケート作成者が元の文書形式での回答を求めている場合、本文に結果を記述するのは二重手間となり、また、集計作業を行う側にとっては手間が増える可能性があります。添付ファイルに回答を記述しているのに、本文にも記述するというのは冗長であり、特別な指示がない限りは避けるべきです。アンケート文書はそれ自体が回答を収集するツールであるため、その文書を完成させて返送するのが最も効率的です。

選択肢イの問題点：添付ファイルの欠落

「添付ファイルをPCに保存する。“メールの返信”を選択して，作成されたメールの本文にアンケートの結果を記述して，メールの送信を行う。」

この選択肢の最大の問題は、「保存したファイルを添付して」という肝心の手順が抜けている点です。本文に回答を記述するだけでは、元のアンケート文書が回答済みとして返送されたことになりません。これは指示された「アンケート文書を使って回答する」という要件を満たしておらず、回答としては不完全です。

選択肢エの問題点：新規メール作成の非効率性

「添付ファイルを開き，アンケートへの回答を記述して，PCに保存する。新規にメールを作成し，宛先を人事部に設定し，保存したファイルを添付して送信する。」

この選択肢では、「新規にメールを作成し」という点が不適切です。アンケートはFさんからの指示で送られてきたものですから、元のメールに「返信」するのが通常です。新規メールを作成すると、元のメールの件名や文脈が引き継がれず、Fさん（または担当部署）がアンケート回答だと識別しにくくなる可能性があります。また、宛先が「人事部」と指定されていますが、Fさん自身が人事部に所属している場合でも、送ってきた個人宛に返信することで、担当者間の認識齟齬を防ぎやすくなります。特別な指示がない限り、新規メールを作成することは避けるべきです。

ITパスポート試験におけるこの知識の意義

この問題は、ITを利活用する上で非常に基本的な「メール操作とファイル管理」の知識を問うものです。単にメールを送受信できるだけでなく、ビジネスシーンにおいて、情報を正確かつ効率的に共有するための適切な手順を理解しているかを確認しています。

情報の一貫性の維持: 「返信」機能を使うことで、メールの件名や本文の履歴が残り、やり取りの文脈が明確になります。
効率的な情報共有: 相手が求めている形式（この場合はアンケート文書そのもの）で回答することで、相手の集計作業などの手間を減らすことができます。
ファイル管理の基本: 編集したファイルを忘れずに保存し、それを正しく添付するという一連の操作は、デジタルデータを扱う上での基本中の基本です。

ITパスポート試験は、ITを使いこなすための「利用者側」の視点も重視しており、このような日常業務におけるITツールの適切な使い方を理解していることは、現代社会で働く上で不可欠なITリテラシーの一つと言えます。

平成25年度 春期 ITパスポート試験 公開問題 問87 解説 メールでの回答手順

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