平成26年度 秋期 ITパスポート試験 公開問題 問97 解説 交通費精算の業務改善

中間D 交通費精算業務の改善に関する次の記述を読んで，四つの問いに答えよ。 広告代理店のA社では，申請者が経理部に回付した交通費精算伝票（以下，伝票 という）を使って，顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。 〔現在の交通費精算業務の流れ〕 (1) 申請者は，伝票に申請者名，社員番号，経費科目，顧客番号，利用日，利用 区間，金額及び合計金額を記入する。押印後，事務担当者に回付する。 (2) 事務担当者は，申請内容を精査し，誤りがなければ伝票を承認者に回付する。 誤りがあれば，伝票を申請者に差し戻す。 (3) 承認者は，承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して， 事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して，申請者に差し戻す。 (4) (2)又は(3)で差し戻された場合，申請者は伝票を修正し，再度事務担当者に 回付する。 (5) 事務担当者は，承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ， 伝票番号を採番し，経理部に回付する。 (6) 経理担当者は，事務担当者から回付されたから回付された承認済み伝票の支払処理を行う。 交通費精算を効率よく行うために，データベースを活用して，次に示す機能要件 の交通費精算システム（以下，精算システムという）を構築することにした。 〔精算システムの機能要件の一部〕 (1) 社員番号でログオンする。社員番号によって，社員表から申請者名を抽出し， 申請画面の共通項目として設定する。 (2) 申請画面の明細として，顧客番号，利用日，利用区間と金額を入力する。1 回の申請で複数の顧客訪問に対する明細が入力できる。また，合計金額の算出， 経費科目の設定及び伝票番号の自動採番を行う。ここで経費科目として，交通 費を自動設定する。 (3) 申請後，事務担当者が精査を行い，自動的に承認者に通知が行く。承認者は 決裁画面で承認か否かを選択する。 (4) 支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し，支払額を算出する。

1. ア. 申請者が伝票に記入する項目を減らすことができる。 ✓ 正答
2. イ. 事務担当者が行う精査の回数を減らすことができる。
3. ウ. 承認者が行う決裁の回数を減らすことができる。
4. エ. 経理担当者が行う支払処理の回数を減らすことができる。